Een goed medewerkersonderzoek (MTO) staat of valt met de partner die je kiest. Het aanvragen van een offerte voor een MTO lijkt misschien een praktische stap, maar in werkelijkheid bepaalt het de kwaliteit van je onderzoek en de bruikbaarheid van de inzichten. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door het proces. We laten zien waar je op moet letten, hoe je een offerte MTO vergelijkbaar maakt en hoe je uiteindelijk de beste keuze maakt.
Waarom gestructureerd een offerte MTO aanvragen?
Veel organisaties zetten vooral de prijs naast elkaar, maar een MTO draait om meer dan kosten. Een gestructureerde aanpak helpt je om appels met appels te vergelijken en keuzes transparant te maken.
Voordelen van een duidelijke aanvraag:
- Vergelijkbaarheid: je voorkomt verrassingen in scope, kwaliteit en prijs door leveranciers dezelfde informatie en vragen mee te geven.
- Draagvlak: een transparant selectieproces vergroot het vertrouwen bij HR, OR en management.
- Kwaliteit & compliance: je borgt methodologie, privacy (AVG) en een zorgvuldige omgang met data.
Stap 1 — Bepaal doel & scope
Voordat je offertes MTO aanvraagt, is het belangrijk dat je intern helder hebt wat je precies wilt onderzoeken en waarom. Met duidelijke doelstellingen kunnen leveranciers hun voorstel beter afstemmen.
Waar moet je aan denken bij doel en scope:
- Doelstellingen: formuleer concreet wat je wilt bereiken, zoals inzicht in werkdruk, leiderschap, cultuur of employer branding. Dit maakt het makkelijker om het succes van het onderzoek later te beoordelen.
- Doelgroep: bepaal of alle medewerkers meedoen of alleen bepaalde teams of locaties. Dit bepaalt ook de omvang en kosten van het onderzoek.
- Frequentie: kies tussen een eenmalige meting of een terugkerende cyclus met pulsemetingen. Dit geeft leveranciers duidelijkheid over licenties en prijsmodellen.
- Thema’s: geef aan welke onderwerpen voor jouw organisatie relevant zijn, bijvoorbeeld psychologische veiligheid, hybride werken of eNPS.
- Deliverables: denk vooraf na over de gewenste output, zoals rapportages per team, een interactief dashboard of workshops. Zo weet je of de offerte aansluit bij je verwachtingen.
Stap 2 — Maak een shortlist
De markt voor aanbieders is breed. Daarom is het slim om eerst een longlist te maken en deze terug te brengen naar een shortlist van twee à drie onderzoeksbureaus.
Tips voor je selectie:
- Verzamel kandidaten: start met 2–3 mogelijke aanbieders via referenties, cases of zoekopdrachten.
- Filter op fit: kijk naar methodiek, branche-ervaring, tooling, AVG-aanpak en prijsindicatie.
- Vraag voorbeelden: laat partijen dashboards en rapportages tonen, zodat je een realistisch beeld krijgt van wat je kunt verwachten.
Stap 3 — Stel een duidelijke offerteaanvraag op
Een goede aanvraag helpt om de verschillende offertes MTO goed te vergelijken. Beschrijf hierin je organisatiecontext, de doelstellingen en de scope. Vraag daarnaast om inzicht in methodiek, vragenlijsten, dashboards en opvolging.
Elementen die niet mogen ontbreken:
- Context van je organisatie: schets kort je sector, omvang en HR-prioriteiten. Dit helpt leveranciers hun voorstel beter af te stemmen.
- Doel & succescriteria: leg vast wat je onder succes verstaat, bijvoorbeeld minimaal 70% respons of actieplannen per team.
- Doelgroep en omvang: geef aan hoeveel medewerkers deelnemen, in welke landen of talen, en of ook flex- of uitzendkrachten worden meegenomen.
- Thema’s en vragenlijsten: benoem welke thema’s belangrijk zijn en of je standaardvragenlijsten of maatwerk wilt.
- Methodologie en anonimiteit: vraag naar het meetmodel, benchmarks en hoe anonimiteit wordt geborgd (bijv. minimale groepsgrootte).
- Data & privacy (AVG): vraag expliciet naar hostinglocatie, bewaartermijnen en afspraken over data-eigendom.
- Gebruiksvriendelijkheid: controleer of de vragenlijst mobielvriendelijk is, toegankelijk (WCAG) en in meerdere talen beschikbaar.
- Communicatie & adoptie: vraag naar ondersteuning bij communicatie naar medewerkers en managers, inclusief reminderstrategie.
- Rapportage & activatie: laat leveranciers laten zien welke dashboards, analyses en workshops ze bieden en hoe die bijdragen aan opvolging.
- Ondersteuning: informeer naar projectleiding, helpdesk en trainingen voor leidinggevenden.
- Planning en doorlooptijd: vraag naar een gedetailleerd stappenplan, van configuratie tot rapportage.
- Prijsopbouw: verzoek zowel een all-in prijs als een gespecificeerde begroting, zodat verborgen kosten zichtbaar worden.
- Referenties & cases: vraag om vergelijkbare voorbeelden en de mogelijkheid om referentieklanten te spreken.
Hoe beoordeel je de offertes MTO?
Een beoordelingsmatrix helpt je om gestructureerd te vergelijken en om meer dan alleen naar de prijs te kijken.
Voorbeeldcriteria:
- Methodologie en validiteit: is de vragenlijst wetenschappelijk onderbouwd en sluit deze aan bij jouw doelen?
- Privacy & AVG: hoe wordt anonimiteit geborgd en waar worden data opgeslagen?
- Dashboard en rapportage: zijn rapportages intuïtief, visueel sterk en bruikbaar voor verschillende doelgroepen?
- Activatie & advies: biedt de partij begeleiding bij het vertalen van resultaten naar acties?
- Gebruikservaring: is de vragenlijst prettig in te vullen, ook mobiel en in meerdere talen?
- Implementatie & support: hoe verloopt de begeleiding tijdens het traject, en is support goed bereikbaar?
- Prijs/waarde: hoe verhoudt de investering zich tot de geboden functionaliteiten en ondersteuning?
- Referenties & fit: sluit de ervaring van de leverancier aan bij jouw sector en cultuur?
Vragen die je zeker moet stellen
Tijdens het offertetraject is het waardevol om leveranciers aanvullende vragen te stellen. Zo kun je goed toetsen of hun aanpak past bij jouw organisatie.
Voorbeelden:
- Hoe garanderen jullie anonimiteit, ook bij kleine teams?
- Hoe worden open antwoorden geanalyseerd en gepresenteerd?
- Welke benchmarks gebruiken jullie, en hoe actueel zijn die?
- Hoe ziet de gebruikerservaring eruit voor medewerkers, en wat doen jullie om respons te verhogen?
- Hoe helpen jullie leidinggevenden om met de resultaten aan de slag te gaan?
- Hoe lang bewaren jullie data, en hoe werkt dataportabiliteit bij het einde van een contract?
- Welke kosten zijn vast en welke variabel, en hoe wordt meerwerk gedefinieerd?
Juridische en praktische aandachtspunten
Omdat een MTO gaat over gevoelige informatie, is het belangrijk om afspraken goed vast te leggen.
Let op de volgende punten:
- Transparante communicatie: medewerkers moeten weten waarom het onderzoek plaatsvindt en hoe hun anonimiteit wordt gewaarborgd.
- Betrek de ondernemingsraad (OR): leg tijdig uit wat er gebeurt en vraag instemming indien nodig.
- Bewaartermijnen: spreek af hoe lang data bewaard blijven en hoe ze daarna worden verwijderd.
- Herleidbaarheid voorkomen: stel een minimale groepsgrootte vast (bijv. n ≥ 7).
Van meten naar verbeteren
Een offerte MTO moet niet alleen een vragenlijst en rapportage omvatten, maar ook handvatten voor actie. Vraag daarom hoe een aanbieder helpt om resultaten te vertalen naar verbeterinitiatieven.
Voorbeelden van activatie:
- Workshops met teams om resultaten te bespreken en acties te formuleren.
- Training van leidinggevenden om ownership te creëren.
- Praktische tools of dashboards waarmee voortgang kan worden gevolgd.
Prijs en voorwaarden
Kosten spelen uiteraard een rol, maar laat de prijs niet alleen de doorslag geven. Kijk goed naar de opbouw van de offerte MTO.
Waar je op moet letten:
- Basisprijs: wat zit er standaard in, zoals setup, licenties en rapportages?
- Meerwerk: welke extra kosten kunnen ontstaan, bijvoorbeeld voor extra talen of segmentaties?
- Vervolgjaren: zijn de prijzen stabiel of komt er indexering?
- Transparantie: vraag altijd om een all-in prijs én een gespecificeerd overzicht, zodat verborgen kosten direct inzichtelijk worden.
Conclusie — van offerte MTO naar waardevolle inzichten
Het aanvragen van een offerte MTO gaat verder dan het vergelijken van prijzen. Het draait om betrouwbaarheid, gebruiksgemak, privacy en vooral om de vraag: helpt deze partij ons écht verder met het verbeteren van onze organisatie?
Door doel en scope vooraf goed te bepalen, offertes MTO gestructureerd te vergelijken en de juiste vragen te stellen, voorkom je verrassingen en kies je voor kwaliteit. Zo wordt een medewerkersonderzoek geen eenmalige enquête, maar een instrument dat bijdraagt aan betrokkenheid, leiderschap en organisatieontwikkeling.
Wil je een concreet beeld krijgen van de kosten? Bij Presearch kun je al een volledig begeleid onderzoek starten vanaf € 1.450 per meting. Je kunt de kosten eenvoudig zelf berekenen via onze rekentool: kosten medewerkersonderzoek berekenen.