Elke week een medewerkers-tevredenheidsonderzoek?

Elke week een vragenlijst in de mailbox van medewerkers: is dat nou een goed idee of niet? Zogenaamde pulse surveys – wekelijks of maandelijks terugkerende vragenlijsten – worden de laatste jaren steeds populairder. Maar wat zijn precies de overwegingen om te kiezen voor hoogfrequent onderzoek? En wat zijn de potentiële gevaren? In dit artikel lees je alles over de voor- en nadelen van pulse surveys en vind je tips voor het effectief inzetten van hoogfrequent onderzoek.

Definitie pulse survey

Pulse surveys zijn korte, hoogfrequente vragenlijsten die ingezet kunnen worden naast of in plaats van uitgebreid medewerkerstevredenheidsonderzoek. De surveys zijn zo ontworpen dat ze in wekelijks afgenomen kunnen worden. Zoals de menselijke gezondheid gemonitord kan worden door middel van het checken van de pols (Engels: pulse), kan de gezondheid van een organisatie worden gemeten aan de hand van een pulse survey.

Voordelen van hoogfrequent medewerkersonderzoek

1. Effect van veranderingen monitoren

Door vaak terugkerend onderzoek te doen, kun je gericht en op korte termijn monitoren of doorgevoerde veranderingen het gewenste resultaat hebben. Stel dat uit onderzoek blijkt dat medewerkers ontevreden zijn over de werktijden, en je besluit deze flexibeler te maken. Dan zou het zonde zijn om het effect hiervan pas tijdens het volgende jaarlijkse onderzoek te kunnen meten. Een kort follow-up onderzoek maakt het mogelijk om snel gerichte informatie met betrekking tot veranderingen te kunnen verzamelen.

2. Verbinding tussen werknemer en management

Door medewerkers wekelijks of maandelijks om feedback te vragen, draag je als organisatie uit dat je openstaat voor veranderingen en dat je actie wil ondernemen om het werkgeluk te verhogen. Medewerkers voelen zich hierdoor gehoord en gewaardeerd. Dit heeft een positief effect op de organisatiecultuur, wat zich doorvertaalt naar gelukkigere werknemers en een lager verloop¹.

3. Focus verleggen en verdiepen

Je kunt per pulse survey focussen op een ander aandachtspunt. Als uit een onderzoek blijkt dat op het gebied van communicatie ruimte is voor verbetering, kan het waardevol zijn om in de volgende survey dieper in te gaan op bepaalde aspecten hiervan. Wanneer je kiest voor jaarlijks onderzoek, kan het zijn dat je naar aanleiding van het onderzoek met vragen blijft zitten die het komende jaar niet meer beantwoord gaan worden.

4. Stimuleert bewustzijn van ontwikkelingen

Door middel van het behandelen van specifieke ontwikkelingen in de pulse surveys, wordt de aandacht van de medewerker hier automatisch naartoe getrokken. Wanneer je naar aanleiding van een onderzoek stappen onderneemt om meer medezeggenschap mogelijk te maken, kan het handig zijn om in het daaropvolgende onderzoek te vragen hoe de medewerker dit heeft ervaren. Dit zorgt ervoor dat de medewerker zich gehoord voelt, maar ook dat hij zich bewust wordt van positieve veranderingen.

5. Sentiment uitmiddelen

Door terugkerende vragenlijsten in te zetten verklein je de kans dat tijdelijke omstandigheden de resultaten beïnvloeden. Stel dat er bijvoorbeeld de dag voor het onderzoek een conflict op de werkvloer is geweest. Of er is net een verhuizing of verbouwing achter de rug. Dit kan (onbewust) invloed hebben op de manier waarop medewerkers de vragenlijst invullen. Vragenlijsten blijven immers een momentopname. Het kan heel goed zijn dat de realiteit net een beetje anders ligt dan op het moment van het onderzoek. Door frequent onderzoek te doen zal dat effect als het ware uitmiddelen. Zo kom je het dichtstbij het werkelijke, gemiddelde sentiment van de werknemers.

Potentiële gevaren van hoogfrequent onderzoek

1. Te frequent onderzoek doen

Zoals hierboven beschreven is, gaat het doen van frequent medewerkerstevredenheidsonderzoek met een aantal aantrekkelijke voordelen gepaard. Echter kan het doen van té frequent medewerkersonderzoek averechts werken.

Als het goed is, doe je onderzoek om aan de hand van de resultaten veranderingen door te kunnen voeren. Het is dus niet nodig om vragenlijsten te verzenden voordat deze acties ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en zichtbaar zijn op de werkvloer. Sterker nog, het is bij het doen van medewerkersonderzoek één van de grootste frustraties wanneer er niets wordt gedaan met de feedback van medewerkers. En dat komt verrassend genoeg nog vaak genoeg voor. Vorig jaar werd een onderzoek gedaan naar medewerkersbetrokkenheid onder meer dan 3000 HR medewerkers. Eén van de vragen in het onderzoek was: In hoeverre is de organisatie bereid om actie te ondernemen op basis van de resultaten van het medewerkersonderzoek? Hieruit bleek dat slecht 42% van de organisaties zonder meer bereid was om te handelen naar de resultaten². Het is logisch dat dit effect heeft op de respons rate van medewerker. Té frequent onderzoek is dan ook niet aan te raden.

Er is overigens ook iets te zeggen over een te lage frequentie van onderzoek. Wanneer je namelijk wel snel handelt naar aanleiding van de resultaten, maar vervolgens lang geen vervolgonderzoek doet is dat zonde. Je loopt hierbij niet alleen waardevolle informatie mis, maar staat ook stil in de ontwikkeling.

Advies: Onderzoek alleen zo snel als je kunt handelen

De optimale frequentie van medewerkersonderzoek is geheel afhankelijk van de tijd die je nodig hebt om iets te doen met de resultaten. Voor veel bedrijven is het haalbaar om eens per kwartaal een vragenlijst uit te sturen.

2. Beginnen zonder referentiepunt

Wanneer je interesse in het inzetten van pulse surveys gewekt is, wil je waarschijnlijk het liefst direct beginnen met het uitsturen van de vragenlijsten. Hierin schuilt echter een tweede gevaar. Zoals eerder in dit blog is besproken, kun je pulse surveys gebruiken om in te zoomen op verbeterpunten binnen de organisatie. Om te weten wat deze verbeterpunten zijn, is echter initieel onderzoek nodig. Wanneer je begint met het uitsturen van vragenlijsten zonder helder voor ogen te hebben waar je op moet focussen, loop je het risico irrelevante zaken uit te vragen. Dat is niet alleen zonde van de tijd van de medewerker, maar ook van de mogelijkheid om waardevolle informatie te verzamelen.

Advies: Start met een uitgebreid medewerkerstevredenheidsonderzoek

Door een uitgebreid medewerkersonderzoek in te zetten, krijg je een compleet beeld van het sentiment binnen de organisatie. Aan de hand van de resultaten kun je vervolgens de aandachtspunten kiezen waar je je de komende periodes op wil focussen.

3. Vragen naar onderwerpen die niet veranderd kunnen worden

Het is niet verstandig om in pulse surveys in te gaan op zaken die onveranderlijk zijn. Stel dat uit initieel onderzoek bijvoorbeeld blijkt dat werknemers ontevreden zijn over het salaris, maar er geen middelen beschikbaar zijn om hier iets aan te veranderen. Hoewel het interessant kan zijn om meer informatie te verzamelen over de reden voor de ontevredenheid, is het dan niet handig om hier een verdiepende survey aan te wijden. Dit schept verwachtingen bij medewerkers die niet waargemaakt kunnen worden.

Advies: Vraag alleen naar zaken waar actie op kan worden ondernomen

Belangrijk is dat je onderwerpen kiest waarin ook daadwerkelijk veranderingen aangebracht kunnen worden. Zo worden teleurstellingen voorkomen. Focus liever op onderwerpen waarbij winst behaald kan worden.

4. Te lange surveys uitsturen

Er zijn ongetwijfeld ontzettend veel vragen die je medewerkers zou willen stellen. Het is echter niet verstandig om al deze vragen te bundelen in één pulse survey. Wanneer de vragenlijst te lang is, zullen gaandeweg steeds meer medewerkers afhaken. Zeker wanneer je kiest voor maandelijks of zelfs wekelijks onderzoek.

Advies: Houd pulse surveys kort

Pulse survey zijn bedoeld om een vinger aan de pols te houden, niet om een herhaling van het initiële onderzoek te doen. Zorg er daarom voor dat de vragenlijsten kort zijn: Beslist niet langer van 5 minuten. Op deze manier bereik je een zo hoog mogelijke response rate en voorkom je survey-moeheid.

Response rate bij hoogfrequent onderzoek

Je vraagt je misschien af wat het frequent uitsturen van vragenlijsten doet met de response rate. Zorgt de hoge frequentie van de onderzoeken er niet voor dat de medewerker de motivatie verliest om deel te nemen? Of wordt het terugkerende mailtje na verloop van tijd niet zo’n gewoonte, dat de medewerker er geen aandacht meer aan schenkt?

Over het algemeen is dit niet aan de orde. Frequente, korte vragenlijsten zorgen voor meer betrokkenheid en een gevoel van verbinding tussen werknemer en organisatie. Wanneer medewerkers ervaren dat er (op korte termijn) iets met hun feedback wordt gedaan, zullen zij getriggerd blijven om hieraan mee te werken. Dat is mits de vragenlijsten niet een te grote tijdsinvestering vragen. De response rate bij het gemiddelde interne onderzoek ligt tussen de 30 en 40 procent³. Door het doel van de vragenlijsten goed te communiceren, te handelen naar de resultaten van het onderzoek en de lijsten niet te lang te maken, kan een response rate van meer van 85% worden bereikt.