Het aantal respondenten is cruciaal voor het succes van een medewerkersonderzoek. Een lage response rate zorgt er namelijk voor dat de data geen goede reflectie is van de werkelijk. Het gevolg, zonder voldoende deelnemers zullen de uitkomsten minder serieus worden genomen. Wanneer weinig medewerkers reageren dan betekent dit dat de toegevoegde waarde van het onderzoek sterk afneemt. Deze tips helpen je daarom om je response rate te verhogen bij het volgende onderzoek.
Definitie response rate
De response rate is het aantal unieke ingevulde vragenlijsten gedeeld door het aantal uitgenodigde mensen (respondenten). Meestal wordt dit getal uitgedrukt in een percentage. Bijvoorbeeld: Wanneer 600 medewerkers zijn uitgenodigd en 550 daadwerkelijk de vragenlijst voltooien dan is de response rate 91,6%.
1. Anonimiteit waarborgen
Voor zowel een hoger aantal reacties als waardevolle input is anonimiteit voor medewerkers belangrijk. Wanneer de anonimiteit van een vragenlijst is gewaarborgd zullen medewerkers openhartig zijn in hun beantwoording. Voor beantwoording van vragen over leidinggevenden en samenwerking met andere medewerkers is perceptie van anonimiteit met name van belang. Vooral wanneer vertrouwen al een probleem is binnen de organisatie dan zal er meer behoefte zijn om de anonimiteit van medewerkers te bevestigen.
2. Duidelijke doelstelling
Leg in iedere vorm van communicatie uit wat het doel van de vragenlijst is. Vertel wat de voordelen voor de organisatie zijn en wat de medewerker hieraan heeft. Hierdoor ontstaat er draagvlak en zullen medewerkers ook anderen stimuleren om de vragenlijst in te vullen.
3. Vervolgstappen
Laat zien wat de vervolgstappen na het verzamelen van de data zijn. Maak inzichtelijk wanneer de resultaten met medewerkers worden gedeeld. Vertel wat de vervolgstappen zijn nadat de data is verzameld. Wat wordt er gedaan om de resultaten te vertalen naar verbeteringen? Wanneer dit inzichtelijk is krijgen medewerkers inzicht in het gehele proces. Dit leidt tot meer draagvlak en als gevolg een hogere response rate.
4. Ondersteuning management
Het betrekken van directieleden bij het uitnodigen van medewerkers kan een boost geven aan de response rate. Wanneer het onderzoek vanuit de top wordt ondersteund laat dit zien dat zij betrokken zijn bij het onderzoek. Het kan daarom slim zijn om de verantwoordelijke manager of directielid de uitnodiging te laten ondertekenen. Het is nog beter om het onderzoek volledig vanuit de directie te versturen.
5. Compacte vragenlijst
Langere vragenlijsten hebben een lagere response rate. Het is belangrijk om vooraf een goede inschatting te maken hoelang het duurt om de vragenlijst in te vullen. Hierdoor weten medewerkers hoeveel tijd ze voor het onderzoek vrij moeten maken. De regel is dat het beter is om eerder klaar te zijn dan dat het langer duurt dan verwacht. Wanneer de vragenlijst relatief lang is dan is het goed om medewerkers de mogelijkheid te geven om de vragenlijst in delen af te ronden. De impact op de werkdruk blijft hierdoor beperkt.
6. Timing en deadlines
Zorg ervoor dat je goed nadenkt over het moment van het uitzetten van de vragenlijst en dat de deadline voor medewerkers haalbaar is. Het kan namelijk frustrerend zijn wanneer de werkdruk hoog is en vervolgens van medewerkers wordt verwacht om de vragenlijst binnen een paar dagen af te ronden.
7. Toezeggingen nakomen
Met name voor vervolgonderzoek is het essentieel dat de planning wordt nageleefd. Laat in de communicatie naar de medewerkers weten wat er is beloofd en maak duidelijk wat de resultaten zijn. Mochten bepaalde deadlines uiteindelijk niet haalbaar zijn, communiceer dit dan tijdig.
Wat is een goede response rate?
Dit hangt van het type onderzoek af maar doorgaans is een response rate boven de 70% goed. Wanneer je een percentage lager dan 60% behaalt dan is het slim om bovenstaande suggesties door te nemen.
Zorg ook voor de juiste techniek achter het onderzoek. Wanneer het eenvoudig is om de vragenlijst in te vullen kunnen medewerkers de vragenlijst sneller afronden.
Bovenstaande punten zijn de belangrijk om een hogere response rate te realiseren. Medewerkersonderzoek is echter sterk afhankelijk van de context waarin dit wordt toegepast. Daarom is het belangrijk om vooraf goed na te denken welke punten er cruciaal kunnen zijn voor jouw organisatie. Vergeet alleen niet dat er altijd verbeterpunten zijn aangezien ieder onderzoek zijn beperkingen heeft.
