De belangrijkste doelstelling van medewerkersonderzoek is vaak om verbeterpunten binnen de organisatie te identificeren. Maar wanneer de resultaten negatief zijn is het voor managers verleidelijk om niets te doen, of erger nog: te doen alsof de resultaten niet kloppen. Géén actie ondernemen na medewerkersonderzoek leidt dan ook vaak tot een negatievere situatie dan voor het verspreiden van de vragenlijst.
Om dit te voorkomen is het van belang om na het onderzoek ook daadwerkelijk actie te ondernemen. Maar hoe pak je dat aan? Hieronder wordt in 7 stappen uitgelegd hoe je het beste met negatieve resultaten om kunt gaan.
Stap 1: Erken verbeterpunten
Verstop de resultaten die uit de vragenlijst zijn gekomen niet. Ook niet wanneer deze laten zien dat er veel ontevredenheid is. Het weghouden van de resultaten kan de ontevredenheid juist verder doen stijgen en zelfs leiden tot wantrouwen. Deel altijd de resultaten met medewerkers op een manier waarbij zowel de positieve als negatieve resultaten worden belicht. Erken dat er verbeterpunten zijn om mee aan de slag te gaan en zorg ervoor dat de eerste vervolgstappen duidelijk worden gecommuniceerd.
Stap 2: Selecteer focuspunten
Zorg voor een goede selectie binnen de aangedragen verbeterpunten. De valkuil is namelijk om alle problemen in één keer aan te pakken. Dit is vaak niet realistisch. Verbeterpunten aanpakken legt namelijk extra druk op betrokken medewerkers en vooral de managers. Selecteer daarom een paar focuspunten om aan te werken. Afhankelijk van de resultaten kunnen afdelingen werken aan hun eigen uitdagingen.
Stap 3: Verhelder het probleem
Het is niet alleen belangrijk dat duidelijk is welke problemen er aangepakt zullen worden. Verhelder ook wat “het probleem” precies inhoudt. Stel bijvoorbeeld dat uit het medewerkersonderzoek is gebleken dat de communicatie tussen afdelingen een verbeterpunt is. Wat betekent dit dan concreet? Gaat het om de hoeveelheid communicatie of schort er iets aan de inhoud? Vraag medewerkers binnen desbetreffende afdelingen naar wat er niet goed gaat om duidelijkheid te creëren.
Stap 4: Brainstorm
Organiseer een reeks van brainstormsessies waarin ideeën voor verbetering centraal staan. Het is hierbij belangrijk dat ook de input uit de eerder verzamelde resultaten (anoniem) wordt gebruikt. Zorg er tevens voor dat niet alleen de medewerkers maar ook de managers bij de sessies aanwezig zijn. Dit leidt tot meer draagvlak en als gevolg een grotere impact.
Stap 5: Stel doelen
Na de brainstormsessie is het tijd om de beste ideeën om te zetten in acties. Het is hierbij belangrijk om concreet te maken wat er precies bereikt moet worden en wie hier verantwoordelijk voor is. Formuleer duidelijke doelstellingen en mijlpalen om de betrokkenen te motiveren. Het is van belang dat alle medewerkers en managers instemmen met zowel de doelstellingen als mijlpalen.
Stap 6: Evalueer
Maak tijd om de vooruitgang tussentijds te bespreken. Wanneer de doelen zijn bereikt is dit doorgaans een goed moment om de vragenlijst opnieuw in te zetten. Op deze manier wordt duidelijk wat de impact van de verbeteracties is geweest en of er daadwerkelijk veranderingen hebben plaatsgevonden.
Stap 7: Ga door
Het proces stopt niet na een volgende meting. Misschien zijn voor nu alle doelstellingen bereikt, maar er is altijd een nieuwe uitdaging. Dit zorgt ervoor dat je nooit helemaal klaar bent.
Medewerkersonderzoek is vaak een goed middel om tevredenheid en betrokkenheid binnen organisaties te meten. Echter, zonder opvolging zijn de vragenlijsten eigenlijk nutteloos en kan dit zelfs leiden tot lagere medewerkerstevredenheid. Negatieve feedback kan vervelend zijn maar de beste reactie is een duidelijk actieplan bedacht door betrokken medewerkers en managers. Hierdoor wordt de medewerkersbetrokkenheid niet alleen gemeten maar ook daadwerkelijk verbeterd.
